Makalah Level Organisasi dan Aktivitas Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Oleh karena pada setiap level dalam organisasi melakukan kegiatan yang berbeda maka diperlukannya suatu informasi yang berbeda pula. Untuk sistem informasi dilevel atas umumnya digunakan dalam perancanan strategik dan membuat alternatif pemecahan masalah untuk level menengah berfungsi sebagai pengendalian yang sifatnya setengah terstruktur dan untuk level bawah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin guna keperluan mengawasi seluruh arus dari transaksi yang terjadi diorganisasi.

1.2. Rumusan Masalah

1. Apa saja sistem informasi berdasarkan level organisasi ?

2. Apa saja sistem informasi berdasarkan aktivitas yang didukungnya pada level manajemen ?

1.3. Tujuan Makalah

Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini adalah:

1. Untuk mengetahui sistem informasi berdasarkan level organisasi.

2. Untuk mengetahui sistem informasi berdasarkan aktivitas yang didukungnya pada level manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Level Organisasi

2.1.1 Sistem Informasi Departement

Sistem informasi departemen merupakan sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen Sebagai contoh, departemen pendayagunaan SDM yang memiliki beberapa program/aplikasi yang membentuk pembagian tugas dari setiap program/aplikasi tersebut.

Dengan demikian, keberhasilan sistem informasi departemen tergantung pada bagaimana sistem informasi departemen dapat memuaskan pengguna dan mengikuti target yang telah ditetapkan. Karakteristik yang harus dipertimbangkan dalam penyampaian layanan ini meliputi akurasi, kelengkapan, ketepatan waktu dan distribusi yang tepat terhadap output yang terkait dengan pemrosesan aplikasi. Banyak alat yang tersedia untuk memantau efisiensi dan efektivitas layanan yang disediakan oleh personel sistem informasi. Tentu hal ini menjadi rumit.

2.1.2 Sistem informasi Perusahaan

Sistem informasi perusahaan (enterprise information system/ EntIS ) merupakan suatu sistem komputer yang dapat melakukan tugasnya bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinir. Sistem ini merupakan penggembangan lebih lanjut dari sistem informasi departemen dan sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama.

Alasan penggunaan Enterprise karena sistem ini mencangkup seluruh set proses yang digunakan oleh organisasi,

· Manufaktur

· Penjualan

· Pembeliaan

· Fungsi bisnis lainnya.

Tujuan EntIS :

a. Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses yang terdapat di sebuah organisasi

b. EntIS menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.

Evolusi sistem informasi perusahaan dimulai dengan ide untuk membuat suatu tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh resource yang ada di dalam perusahaan.

a. Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi

· Berevolusi menjadi SIM ,hal tersebut dikarenakan para manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi di dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan bisnis di masa depan.

· Berevolusi menjadi Sistem Pencatatan Kebutuhan Material (MRP), MRP pertama kali dikembangkan di area manufaktur untuk mengawasi permasalahan pengendalian persediaan yang rumit.

b. MRP II

· Menyatukan proses bisnis yang sebelumnya dipandang sebagai proses-prose yang terpisah. Menyatukan berbagai proses berarti mengintegrasikan berbagai sistem Informasi terpisah untuk proses tersebut.

· Menggambarkan perubahan pola pikir manajemen untuk memperlakukan berbagai prose yang terpisah tetapi berkaitan erat sebagai satu kesatuan. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.

Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan

a. Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapannya, sehingga organisasi kembali menggunakan sistem informasi perusahaan terdahulu.

b. Langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk meminimalkan kemungkinan kegagalan sistem informasi perusahaan :

· Mengerti kerumitan organisasi.

· Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan.

· Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi perusahaan.

Masa Depan Sistem Informasi Perusahaan

a. Pertumbuhan industri ERP lebih dari 30 persen per tahun, sehingga sulit untuk membuat prediksi ke masa depan.

b. Ada dua arah yang sedang ditempuh industri tersebut untuk membuat prediksi ke masa depan, yaitu :

· Pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih cepat.

· Perubahan yang lebih luas dari perencanaan sumber daya perusahaan menjadi manajemen SD perusahaan (gerakan untuk merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan deskripsi proses dan data).

2.1.3 Sistem Informasi Antarorganisasi

Sistem informasi antar organisasi (interorgani-zational information system IOS/interorganization system) merupakan jenis sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi/lebih bekerja sama dalam pemakaian teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi). Model sistem informasi ini banyak diimplementasikan pada perdagangan elektronis (e-Commerce) yang menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih dikenal dengan sebutan B2B atau Business to Business.

Secara garis besar,tiga jenis sistem(berdasarkan topologi infrastruktur) yang ditawarkan bagi perusahaan-perusahaan yang berniat mengimplementasikan IOS:

a. Intranet, jaringan internal perusahaan yang menghubungkan antara kantor pusat dengan kantor-kantor cabang yang terpisah secara geografis (lokal maupun internasional);

b. Internet, jaringan komputer publik yang berpotensi sebagai penghubung perusahaan dengan pelanggan (atau calon pelanggan) atau market;

c. Ekstranet, jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antar perusahaan dengan rekanan bisnisnya, seperti supplier, distributor, dan lain sebagainya.

Manfaat IOS

a. Efisiensi Komparatif : dengan bergabung Dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka

· Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.

· Efisiensi Internal : perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data menganilisi nya lebih cepat serta membuat keputusan lebih tepat dan cepat.

· Efisiensi antar-organisasi : perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain.

b. Kekuatan Tawar-menawar: Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power). Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar

· Menawarkan keistimewaan produk yang unik

· Mengurangi biaya yang berhubungan dengan pencarian

· Meningkatkan biaya peralihan .

Yang melatar belakang perusahaan untuk melakukan IOS, antara lain:

a. New Products.

b. New Services

c. Eficiency

d. Joint Operation

e. Strategic Alliances

f. Customer Supplier Relationship

g. Outsourcing

h. Image Building

Pada intinya, IOS mudah sekali diimplementasikan saat ini karena adanya peranan teknologi informasi yang telah “meniadakan” batas-batas antar waktu dan ruang (time and space). Demikian pula dengan alam kompetisi yang menuntut perusahaan untuk semakin memfokuskan diri pada kompetensinya (real core business) dan bekerja sama dengan perusahaan lain untuk membantu proses penciptaan produk atau jasa tersebut, sehingga kualitas produk atau jasa dapat ditingkatkan, sejalan dengan peningkatan kinerja perusahaan (efisiensi, efektivitas, dan kontrol internal).

2.2 Aktivitas Manajemen

Sistem informasi dapat diklasifikasikan berdasarkan aktivitas yang didukungnya pada level manajemen (Ebert dan Griffin, 2003), pembagiannya yaitu sebagai berikut:

2.2.1 Sistem Informasi Pengetahuan

Sistem Informasi Pengetahuan ( Knowledge Information System) merupakan sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem seperti ES (sistem kepakaran ) dan OAS termasuk dalam kategori ini.

2.2.2 Ssistem Informasi Operasional

Merupakan Sistem yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasi organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan, pembelian, dan pencatatan jumlah jam kerja pegawai, TPS, SIM, dan DSS sederhana termasuk dalam jenis sistem informasi ini.

2.2.3 Sistem Informasi Manajerial

Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajerial adalah sistem informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial. Sistem ini menyediakan hal-hal berikut:

a. Ringkasan statistik.

b. Laporan perkecualian.

c. Laporan periodis dan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu (ad hoc report).

d. Analisis perbandingan, misalnya perbandingan terhadap kompetitor, kinerja masa lalu, atau dengan standar industri.

e. Proyeksi, misalnya proyeksi arus kas, pangsa pasar,dan penjualan di masa mendatang.

f. Pendeteksian masalah secara dini.

g. Keputusan-keputusan rutin.

h. Hubungan antar manajer, yang memungkinkan para manajer dapat berkomunikasi secara elektronis,

2.2.4 Sistem Informasi Strategis

Sistem informasi strategis (Strategic Information System) adalah sistem yang membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif melalui kontribusinya pada tujuan strategis perusahaan atau kemampuan untuk secara signifikan meningkatkan kinerja dan produktivitas sehingga mampu mengurangi kelemahan bersaing. Sistem tersebut digunakan untuk menangani masalah-masalah strategis dalam organisasi dan sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses-proses manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju keunggulan yang kompetitif

Ada dua pengaruh penerapan Sistem Informasi Strategis yaitu:

Pengaruh Bersaing

a. Kelompok SIS ini mampu menciptakan aliansi dengan pelanggan, yang dapat menimbulkan biaya bagi pelanggan untuk berpaling ke pesaing atau menimbulkan biaya bagi pesaing baru untuk masuk pasar. Berikut beberapa pengaruh Bersaing SIS:

· Siklus perkembangan produk

· Memperkuat kualitas produk

· Kelompok penjualan dan dukungan penjualan

· Otomatisasi siklus pesanan

· Pengurangan biaya kantor

· Manajemen saluran produk dan persediaan

· Pengurangan level management

· Penguatan tampilan produk dna ancaman terhadap produk pengganti

b. Pengaruh Industri.

Pengaruh-pengaruh ini meliputi seluruh industri pemasok dan beberapa pelanggan. Berikut Pengaruh Industri SIS:

· Sistem produk dan jasa

· Siklus hidup produk

· Skop geografis

· Skala ekonomis pada produksi

· Perpindahan dalam tempat nilai tambah

· Kekuatan menawar dari pemasok

· Penciptaan berbisnis baru

Manfaat SIS Penggunaan TI

a. Meningkatkan Operasi Bisnis,

b. Mempromosikan inovasi bisnis,

c. Mempertahankan pelanggan dan pemasok.

d. Membentuk biaya pengganti (switching cost)

e. Membentuk tembok pengahalang bagi pendatang baru

f. Membangun suatu „Platform‟ TI strategis

g. Mengembangan sistem Informasi Strategis

Peranan Sistem Informasi Strategis

a. Penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk layanan

b. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitifnya

c. Membantu perusahaan dalam menghadapi pasar global .

Penerapan Sistem Informasi dapat dikatakan strategis jika tujuannya memenuhi kriteria:

a. Mencapai posisi kepemimpinan biaya yang rendah

b. Menyediakan diferensiasi produk / jasa dan nilai bagi konsumen yang lebih besar

c. Menciptakan aliansi antar perusahaan dan pemasok serta pelanggannya, sehingga mengurangi biaya untuk pemasok dan menyediakan dukungan khusus bagi pelanggannya

d. Meningkatkan nilai suatu produk / jasa dengan menyediakan tampilan atau dukungan yang inovatif

e. Memungkinkan pertumbuhan pada pasar yang ada secara geografis atau ekspansi volume.

f. Membantu mengenalkan suatu produk ke pasar

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Perkembangan sistem informasi merupakan salah satu tolak ukur kemampuan adaptasi suatu perusahaan terhadap perkembangan zaman. Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi dalam perkembangan sistem informasi agar efektifitas dan tujuan perusahaan serta daya saing perusahaan dapat terbangun dengan baik.

Dalam membangun teknologi dan sistem informasi, perusahaan memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi merupakan sebuah alat utama yang digunakan sebagai penentu daya saing suatu perusahaan.

3.2. Saran

Sistem Informasi perlu diterapkan dalam seluruh perusahaan, agar meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen sebuah perusahaan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi dengan pengambilan keputusan yang tepat oleh manajemen.

Terimakasih sudah membaca artikel makalah level organisasi dan aktivitas manajemen, mohon maaf jika paragrafnya berantakan, agar lebih rapi silahkan download makalah level organisasi dan aktivitas manajemen.